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プライバシーポリシーprivacy policy

第1条 目的

この規程は、社会福祉法人同愛会 東京事業本部(以下「事業本部」という)が保有する個人情報の取り扱いについて必要な事項を定めることにより、個人の権利、利益の保護並びに事業本部の適正運営を図ることを目的とする。


第2条 定義

本規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。

  • 個人情報
     生存する個人の情報であって、その情報の中に含まれる氏名、生年月日、その他の記述当から特定の個人を識別できるものをいう。
  • 個人情報データベース等
     各種名簿のように個人情報を一定の規則に基づき整理し、集合体としたもので、特定の個人の情報を容易に検索することができるものをいう。媒体については、コンピュータ、紙などその種類を問わない。
  • 個人データ
     第2条 第1項 第2号に定める個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
  • 保有個人データ
     事業本部が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、並びに第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。ただし、当該データの存否が明らかになることにより、本人及び第三者の生命、身体又は財産が侵害されるおそれのあるもの等を除く。
  • 本人
     個人情報から識別される個人をいう。
  • 職員
     事業本部の業務に従事するすべての者をいい、正規職員、嘱託職員、臨時職員等、臨時職員、登録ヘルパーを含む。

第3条 法令の遵守等

職員は、個人情報の保護に関する法令等を遵守するとともに、その従事する事業において個人情報の保護を図らねばならない。


第4条 個人情報保護管理者等

  • 事業本部が所有する個人情報について、その適正な管理、使用等を図るための統括責任者として個人情報保護統括管理者をおく。個人情報保護統括管理者は事務局長とする。
  • 各事業所が所有する個人情報について、その適正な管理、使用等を図るための責任者として各事業所の管理者を個人情報保護管理者とする。
  • 個人情報保護統括管理者は、事業本部が保有する個人情報の漏えい、滅失、毀損の防止その他個人情報の安全管理のために、必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
  • 個人情報保護管理者は、個人情報を取り扱う職員に対する必要かつ適正な指導、教育、監督を行うものとする。なお、日常的な事業執行における個人情報の適切な取り扱いの確保については、事務局長の指揮のもと、各管理者がこれにあたる。
  • 事業本部における個人情報の取り扱いに関する共通的な事務については、事業本部が統括管理する。
  • 各事業所の個人情報保護管理者は本規程を遵守するとともに、その事業において個人情報の保護及び管理に努めなければならない。

第5条 利用目的の特定

  • 職員は、個人情報の入手、使用に際しては、その利用の目的(以下「利用目的」という)をできる限り特定しなければならない。
  • 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。この場合、変更した利用目的について、本人に通知、または公表しなければならない。

第6条 利用目的等の明確化

事業本部が実施する事業における個人情報の取り扱いを明確にするために、別に定める様式に基づき、個人情報の種類、利用目的及び利用方法、第三者への提供の方法等を定めた「個人情報保護に関する基本方針」を作成するものとする。


第7条 目的外利用の制限

  • 職員は、あらかじめ本人の同意なく、利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない。
  • 業務の受託に伴い個人情報の提供を受けた場合においては、委託業者があらかじめ本人に示した利用目的の範囲を超えて使用してはならない。
  • 前2項の規定は、法令に基づく等特別の事由がある場合にはこれを適用しない。ただし、その場合であっても個人情報の取り扱い範囲は真に必要な範囲に限定しなければならない。

第8条 取得の制限

  • 職員は、個人情報を取得する場合には、その利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行わなければならない。
  • 個人情報の取得に際しては、思想、信条等に関する個人情報を取得してはならない。
  • 個人情報は、原則として本人から取得しなければならない。ただし、本人の同意がある場合や、個人の生命、身体または財産を守るため緊急かつやむを得ない場合等特段の事由がある場合は除く。


第9条 利用目的の通知等

  • 職員は、個人情報を取得した場合には、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに利用目的を本人に通知し、または公表するものとする。
  • 本人との間で契約締結に伴う契約書または本人からの各種申込等、書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合には、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。
  • 前2項の規定は、本人への通知または公表により第三者の権利、利益が侵害されるおそれがある等特別の事由がある場合にはこれを適用しない。

第10条 個人データの適正な管理

  • 職員は、各人が担当する事業に関して、その利用目的達成に必要な範囲で個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
  • 利用目的に照らし、保存の必要がなくなった個人データについては、確実、かつ速やかに破棄または削除するものとする。その保存期間、破棄または削除の方法等については、個別に定めるものとする。
  • 職員は、業務上の必要から個人情報の取り扱いの一部または全部を事業本部職員以外の者に委託する場合は、取り扱いを委託する個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、それを委託契約書上明示するとともに、受託者に対する必要かつ適正な監督を行わなければならない。
  • 職員は、事業本部が保有する個人データについて、その目的の如何にかかわらず、無断で持ち出ししてはならない。

第11条 個人データの第三者提供

  • 職員は、法令に定める等特別な事由がある場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供してはならない。
  • 次の各号に定める場合には、第三者への提供には該当しないものとする。
    1) 利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データの取り扱いの全部または一部を委託する場合。
    2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データを提供する場合。
    3) 個人データを特定の者と共同して利用する場合であって、その旨並びに共同利用される個人データの項目、共同利用者の範囲、共同利用者の利用目的及び当該個人データの管理責任者の氏名または名称について、あらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態においているとき。

第12条 保有個人データの開示等

  • 事業本部が保有する個人データに関し、本人から事業本部に対し、当該本人に係る保有個人データの開示について口頭または書面にてその申出があった場合には、身分証明書等により本人であることを確認のうえ、開示を行うこととする。なお、当該本人に係る個人データを有していない場合、その回答も同様の取り扱いとする。
  • 開示は、書面により行うものとする。ただし、開示を申し出た本人の同意がある場合には、事務所内での閲覧等他の方法によることができる。
  • 以下の各号のいずれかに該当する場合には、開示の全部または一部を行わないことができる。
    1) 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利、利益を侵害するおそれがある場合
    2) 事業本部の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    3) 他の法令に違反することとなる場合
  • 保有個人データの開示または不開示の決定は、本人に対し、書面によりできる限り速やかに行うものとし、不開示の場合にはその理由を明示することとする。

第13条 保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止等

  • 事業本部が保有する個人データに関し、本人から事業本部に対し、口頭または書面により当該保有個人データについて訂正、追加、削除及び利用停止の申出がなされた場合は、利用目的の達成に必要な範囲において速やかに調査をおこない、その対応について本人に対し書面により通知するものとする。
  • 前項に基づく調査の結果、訂正等に係る本人の申出に応じないこととした場合には、その旨並びにその理由について文書で回答するものとする。

第14条 苦情対応

事業本部における個人情報の取り扱いに関し、本人または第三者から苦情の申出がなされた場合には、迅速かつ適切な対応に努めるものとする。


第15条 職員の義務

  • 職員または職員であった者は、業務上知りえた個人情報について、正当な理由なく他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。
  • 当規則に違反または違反するおそれのある事実を認知した職員は、その旨を個人情報保護管理責任者に報告しなければならない。
  • 個人情報保護統括管理者は、前項に基づく報告を受けた場合には、事実関係を調査のうえ、適切な措置を講ずるとともに、必要に応じて本部長に報告しなければならない。

第16条 その他

当規則の実施に必要な事項についは、別に定めるものとする。


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